Wpłacona zaliczka, ustalony termin remontu i zapewnienia, że „wszystko będzie gotowe na czas”. Później kolejne przesunięcia, nieodebrane telefony i brak wykonanej pracy. Taki problem może dotyczyć ekipy remontowej, stolarza, instalatora czy wykonawcy ogrodzenia.
Jeżeli fachowiec przyjął pieniądze i nie wywiązał się z umowy, można dochodzić ich zwrotu. Trzeba jednak prawidłowo ustalić podstawę żądania, a często także skutecznie odstąpić od umowy. Samo wysłanie wiadomości „proszę oddać zaliczkę” może nie wystarczyć.
Najpierw sprawdź, co zostało ustalone
Przed podjęciem działań warto uporządkować dokumenty i odtworzyć najważniejsze warunki współpracy:
- jaki zakres prac miał wykonać fachowiec;
- jaka była uzgodniona cena;
- kiedy prace miały się rozpocząć i zakończyć;
- ile pieniędzy otrzymał wykonawca i na jaki cel;
- czy wpłatę określono jako zaliczkę, czy jako zadatek;
- czy wykonano już część prac albo dostarczono materiały;
- czy później uzgadniano zmianę terminu lub zakresu zamówienia.
Znaczenie ma również rodzaj zawartej umowy. Wykonanie konkretnego rezultatu, np. mebli na wymiar, może podlegać przepisom o umowie o dzieło. W innych przypadkach zastosowanie mogą znaleźć przepisy o robotach budowlanych albo świadczeniu usług. O kwalifikacji umowy decyduje jej rzeczywista treść, a nie wyłącznie nazwa dokumentu.
Nie masz pisemnej umowy? Zabezpiecz pozostałe dowody
Brak podpisanego dokumentu nie oznacza automatycznie, że pieniędzy nie można odzyskać. Ustalenia stron mogą wynikać także z korespondencji, zaakceptowanej oferty czy sposobu wykonywania umowy.
Warto zachować przede wszystkim wiadomości SMS, e-maile, rozmowy z komunikatorów, kosztorys, potwierdzenia przelewów, pokwitowania wpłat gotówkowych oraz zdjęcia miejsca prac. Przydatne mogą być również wiadomości, w których wykonawca potwierdza otrzymanie pieniędzy lub obiecuje ich zwrot.
Korespondencję dobrze jest zapisać w sposób pozwalający odtworzyć całą rozmowę wraz z datami i danymi rozmówcy.
Trzeba też ustalić, z kim zawarto umowę. Nazwa reklamowa ekipy nie zawsze wystarcza do prawidłowego wskazania pozwanego. Istotne są dane przedsiębiorcy albo spółki, która przyjęła zamówienie.
Zaliczka a zadatek — jaka jest różnica?
W potocznych rozmowach te określenia bywają używane zamiennie. Ich skutki prawne są jednak różne.
Zaliczka stanowi wpłatę na poczet przyszłego wynagrodzenia. Nie daje automatycznie prawa do żądania podwójnej kwoty. Gdy dochodzi do skutecznego odstąpienia od umowy z powodu jej niewykonania, powstaje obowiązek rozliczenia otrzymanych świadczeń, w tym wpłaconych pieniędzy.
Zadatek może pełnić funkcję zabezpieczenia wykonania umowy. Zgodnie z ustawową zasadą, jeżeli za niewykonanie umowy odpowiada wykonawca, zamawiający może odstąpić od umowy bez wyznaczania dodatkowego terminu i żądać sumy dwukrotnie wyższej od przekazanego zadatku. Strony mogą jednak inaczej uregulować jego skutki. Jeżeli umowę rozwiązano za porozumieniem albo za jej niewykonanie nie odpowiada żadna ze stron lub odpowiadają obie, zadatek zasadniczo podlega zwrotowi w pojedynczej wysokości.
Przykładowo: przy zadatku wynoszącym 4 000 zł żądanie podwójnego zadatku oznacza łącznie 8 000 zł.
O charakterze wpłaty nie zawsze rozstrzyga samo słowo wpisane w tytule przelewu. Należy uwzględnić całość ustaleń stron.
Fachowiec przekroczył termin — czy trzeba dać mu kolejną szansę?
W wielu przypadkach właściwym krokiem będzie wyznaczenie wykonawcy odpowiedniego dodatkowego terminu na wykonanie zobowiązania, z wyraźnym zastrzeżeniem, że po jego bezskutecznym upływie zamawiający będzie uprawniony do odstąpienia od umowy.
Takie rozwiązanie przewiduje art. 491 Kodeksu cywilnego w przypadku zwłoki w wykonaniu umowy wzajemnej. Zwłoka oznacza opóźnienie wynikające z okoliczności, za które wykonawca ponosi odpowiedzialność.
Wezwanie powinno wskazywać umowę, niewykonane obowiązki oraz konkretny termin ich realizacji. Ogólne „proszę pilnie się odezwać” nie zastępuje wezwania do wykonania umowy.
Nie istnieje jeden ustawowy termin siedmiu czy czternastu dni odpowiedni dla każdego remontu. Dodatkowy termin powinien być realny i uwzględniać zakres pozostałych prac.
Po bezskutecznym upływie terminu trzeba jeszcze złożyć oświadczenie o odstąpieniu od umowy. Samo wcześniejsze ostrzeżenie co do zasady nie kończy współpracy automatycznie.
Przykładowa treść wezwania:
„W związku z niewykonaniem w umówionym terminie prac objętych umową z dnia [data] wyznaczam dodatkowy termin 14 dni od otrzymania niniejszego wezwania na wykonanie następujących obowiązków: [dokładny zakres prac]. W razie bezskutecznego upływu tego terminu będę uprawniona/uprawniony do odstąpienia od umowy”.
Termin 14 dni jest wyłącznie przykładem. Należy dobrać go do zakresu prac i rzeczywistej możliwości ich wykonania. Jeżeli po upływie odpowiedniego dodatkowego terminu zobowiązanie nadal nie zostanie wykonane, kolejnym krokiem jest osobne oświadczenie o odstąpieniu, wskazujące wcześniejsze wezwanie i bezskuteczny upływ terminu. Dopiero po skutecznym odstąpieniu można oprzeć żądanie zwrotu na jego skutkach.
Kiedy można odstąpić bez dodatkowego terminu?
Nie zawsze trzeba wyznaczać kolejny termin.
W przypadku umowy o dzieło art. 635 Kodeksu cywilnego pozwala odstąpić od umowy, jeżeli wykonawca tak dalece opóźnia rozpoczęcie lub ukończenie dzieła, że nie jest prawdopodobne zakończenie go w umówionym czasie. Z tego uprawnienia można skorzystać jeszcze przed nadejściem terminu ukończenia prac.
Innym przykładem jest jednoznaczne oświadczenie wykonawcy, że nie wykona zobowiązania. Znaczenie mogą mieć również odpowiednie postanowienia umowy albo sytuacja, w której wykonanie po terminie nie miałoby już znaczenia z uwagi na cel umowy znany wykonawcy. Samo wpisanie daty zakończenia prac nie zawsze wystarcza do pominięcia dodatkowego terminu.
Dlatego przed wysłaniem oświadczenia warto ustalić, która podstawa odstąpienia rzeczywiście odpowiada okolicznościom sprawy.
Odstąpienie od umowy i wezwanie do zwrotu zaliczki
Oświadczenie powinno jasno wskazywać, od jakiej umowy zamawiający odstępuje i z jakiej przyczyny. Warto opisać terminy, przekazane kwoty, dotychczasowy przebieg współpracy oraz wcześniejsze wezwania.
Należy też zadbać o właściwą formę oświadczenia i sposób jego przekazania. Znaczenie mogą mieć postanowienia umowy oraz forma, w jakiej ją zawarto. Trzeba zachować dowody pozwalające wykazać treść oświadczenia i to, że wykonawca mógł się z nim zapoznać.
Po skutecznym odstąpieniu od umowy wzajemnej strony mają obowiązek zwrócić otrzymane świadczenia. Kodeks cywilny przewiduje, że zwrot świadczenia na rzecz konsumenta powinien nastąpić niezwłocznie.
W wezwaniu do zapłaty warto wskazać:
- kwotę żądanego zwrotu;
- podstawę żądania i datę odstąpienia;
- termin zapłaty;
- numer rachunku bankowego;
- informację o możliwości skierowania sprawy do sądu.
Wyznaczony w takim piśmie termin, np. siedmiu dni, jest terminem wskazanym przez wzywającego. Nie należy przedstawiać go jako uniwersalnej ustawowej zasady zwrotu każdej zaliczki.
Co, jeśli wykonano część prac albo kupiono materiały?
Częściowe wykonanie umowy wymaga dokładniejszego rozliczenia. Trzeba ustalić zakres odstąpienia, rzeczywiście wykonane prace, ich przydatność oraz to, jakie świadczenia otrzymała każda ze stron.
Samo stwierdzenie wykonawcy „zaliczka poszła na materiały” nie rozstrzyga jeszcze, że może zatrzymać całą wpłatę. Znaczenie mają m.in. ustalenia dotyczące zakupu materiałów, ich własność, dostarczenie zamawiającemu i możliwość wykorzystania.
Przed wejściem kolejnej ekipy warto udokumentować stan robót. Zdjęcia, protokół, a przy większym sporze także ocena specjalisty mogą pomóc wykazać, co wykonano i co wymagało poprawienia.
Nie należy również zakładać, że każdy wydatek na nowego fachowca automatycznie obciąży poprzedniego wykonawcę. Podstawa takiego żądania i jego wysokość wymagają osobnej oceny.
Czy można żądać odszkodowania?
Poza zwrotem wpłaconych pieniędzy możliwe jest dochodzenie naprawienia szkody spowodowanej niewykonaniem umowy.
W zależności od okoliczności mogą to być np. uzasadnione dodatkowe koszty wykonania tego samego zakresu prac przez inną firmę albo konieczne wydatki na zabezpieczenie pozostawionych robót. Trzeba jednak wykazać szkodę, jej wysokość i związek z niewykonaniem umowy. Wykonawca może bronić się, wskazując, że nie ponosi odpowiedzialności za przyczyny niewykonania zobowiązania.
Dlatego warto zachować faktury, umowy z kolejnymi wykonawcami, kosztorysy oraz dokumentację stanu prac. Zwrot zaliczki i odszkodowanie mają różne funkcje — nie można rozliczać tego samego uszczerbku dwukrotnie.
Uważaj na wiadomość „po prostu rezygnuję”
Odstąpienie od umowy z powodu naruszeń wykonawcy trzeba odróżnić od swobodnej rezygnacji zamawiającego.
Przy umowie o dzieło art. 644 Kodeksu cywilnego pozwala zamawiającemu odstąpić przed ukończeniem dzieła, ale wiąże to z obowiązkiem zapłaty umówionego wynagrodzenia pomniejszonego o oszczędności wykonawcy wynikające z niewykonania dzieła.
Treść oświadczenia powinna więc odpowiadać rzeczywistej sytuacji. Jeżeli problemem jest niewykonanie prac przez fachowca, należy opisać te naruszenia i oprzeć działanie na właściwej podstawie.
Jak przygotować się do odzyskania pieniędzy?
Pierwszym krokiem powinno być zebranie dowodów i uporządkowanie chronologii zdarzeń. Następnie trzeba ocenić, czy wyznaczyć dodatkowy termin, czy istnieją podstawy do natychmiastowego odstąpienia.
Jeżeli skuteczne odstąpienie i wezwanie do zwrotu pieniędzy nie przyniosą rezultatu, kolejnym krokiem może być pozew o zapłatę. Przy częściowo wykonanych pracach, sporze o materiały lub żądaniu dodatkowego odszkodowania szczególne znaczenie ma prawidłowe wyliczenie roszczenia.
Dobrze przygotowane pismo powinno jasno określać, dlaczego umowa zostaje zakończona, jaka kwota podlega zwrotowi i z czego wynika żądanie. To ułatwia zarówno próbę polubownego odzyskania pieniędzy, jak i późniejsze dochodzenie roszczeń przed sądem.
Artykuł ma charakter informacyjny. Wybór właściwego sposobu działania wymaga uwzględnienia treści umowy i okoliczności konkretnej sprawy.
Wzory dokumentów do pobrania
Najpierw użyj wezwania z odpowiednim dodatkowym terminem. Oświadczenie o odstąpieniu na tej podstawie składa się dopiero po jego bezskutecznym upływie. Przed użyciem przeczytaj instrukcję; wzory wymagają dostosowania do konkretnej umowy.
- Wezwanie do wykonania prac z dodatkowym terminem — Word DOCX · PDF
- Oświadczenie o odstąpieniu od umowy z wykonawcą — Word DOCX · PDF
Podstawa prawna: art. 394, 471, 476, 491–494, 635, 644 Kodeksu cywilnego.
Źródło: Kodeks cywilny — tekst jednolity.
Adwokat Barbara Kardynia
+48 795 674 344
b_kardynia@icloud.com